Conflito de interesse é definido pela Lei nº 12.813, de 2013, artigo 3º, como “a situação gerada pelo confronto entre interesses públicos e privados, que possa comprometer o interesse coletivo ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho da função pública”. Já o artigo 4º diz que “o ocupante de cargo ou emprego no Poder Executivo federal deve agir de modo a prevenir ou a impedir possível conflito de interesses e a resguardar informação privilegiada”. E, por fim, no contexto privado: “situação gerada pelo confronto entre interesses da empresa e de terceiros ou stakeholders, que possa comprometer o interesse da empresa ou influenciar, de maneira imprópria, o seu desempenho”.
Se ampliar um pouco está definição, na visão de Alessandro Vianna, executivo de compliance e auditoria Interna, um conflito de interesses se estabelece ou pode se estabelecer no ambiente privado quando os interesses pessoais dos colaboradores comprometem sua imparcialidade e independência no processo de tomada de decisão da empresa. Ou seja, no mundo corporativo, a opinião de um colaborador, seus interesses financeiros, profissionais ou pessoais podem impactar ou influenciar seu julgamento e objetividade profissional.
No dia a dia da sua atividade, o colaborador pode ser envolvido em decisões que o exponham a um conflito de interesses em relação a outro colaborador, como por exemplo, um parente, ou terceiros, como fornecedores, clientes e outros stakeholders. Mapear e compreender estas situações é extremamente importante. Alessandro cita alguns exemplos ilustrativos que podem ser definidos como conflitos de interesses:
· Dois colaboradores, parentes ou com relação afetiva, trabalhando diretamente e participando conjuntamente de processos decisórios, ou com subordinação entre eles, seja como colaboradores ou na relação contratante x contratado;
· Usar ativos ou recursos da companhia para benefício pessoal;
· Ter interesse pessoal nas decisões financeiras e estratégicas da companhia;
· Usar informações confidenciais da companhia em benefício próprio ou de terceiros;
· Favorecer a contratação de terceiros onde possua participação ou interesse.
Desta forma, levando em conta as definições, antes da identificação dos conflitos, é importante que a empresa tenha este tema devidamente pontuado em seu código de conduta e políticas de RH ou compliance, pois a melhor forma de estimular que os colaboradores declarem conflitos é implementando ações amplas e assertivas que incentivem a declaração, incluindo o assunto na pauta dos treinamentos sobre o Código de Conduta.
Uma vez tendo isto bem equacionado, Alessandro recomenda que sejam utilizados formulários eletrônicos, acessíveis por computador ou celular, para o preenchimento das informações pelos declarantes. “É importante que o formulário seja objetivo e de simples preenchimento. A diversão se inicia na hora de se entender e endereçar as preocupações dos conflitos de interesse reportados e no desafio de se tornar este processo algo rotineiro. É uma jornada contínua”.
Em termos de ferramentas de governança corporativa, na análise do especialista, as que podem ser utilizadas pelas empresas são: a assertividade da comunicação e o esclarecimento das dúvidas sobre o tema são ótimas para assegurar que os colaboradores ou mesmo os terceiros não se sintam constrangidos ou preocupados em declarar um conflito de interesse. Estar em conflito não é problema desde que seja devidamente comunicado e em tempo hábil, permitindo que a liderança possa avaliá-lo e ponderar se algum procedimento de controle deve ser implementado para mitigar o conflito.
Já com relação aos desafios das empresas é necessário esclarecer o tema e criar um ambiente positivo onde os colaboradores se sintam tranquilos e confortáveis em declarar eventuais conflitos, pois naturalmente existe uma desconfiança e consciência comum de que comunicar um conflito pode trazer algum impacto negativo para o colaborador. “Sem dúvida, isto não é uma verdade e tampouco é o que as empresas buscam”, pondera Alessandro.
Para ele, outro grande desafio é o esclarecimento contínuo sobre o tema. O assunto conflito de interesses possui situações de muito fácil entendimento, como conflitos decorrentes de relações afetivas, mas também há casos mais complexos como conflitos na gestão de informações financeiras relevantes, então, o desafio é assegurar que toda a organização esteja bem consciente sobre o tema e o compreenda da melhor forma possível. É importante que os colaboradores saibam a quem procurar para sanarem dúvidas sobre o tema, seja a liderança, RH ou o time de compliance.
“As empresas devem saber lidar com possíveis casos de conflito de interesses que acabam sendo identificados dentro da estrutura de governança corporativa, seja por meio de denúncias, de uma investigação ou mesmo pelo preenchimento voluntário dos formulários. A grande dica é buscar o entendimento da potencial situação conflituosa e avaliar, de forma objetiva e independente, se há de fato o conflito. Caso não haja, formalize o racional da decisão e encerre o caso. Em sendo procedente, busque as pessoas chave envolvidas para avaliar a situação e pensar conjuntamente como mitigar ou eliminar o conflito”, avalia Alessandro.
Normalmente a primeira impressão pode ser de que o conflito é algo relevante e grave, mas depois de algumas horas ou dias entendendo a situação, os processos e pessoas envolvidos, normalmente é possível buscar uma solução que elimine e permita a gestão do conflito de forma satisfatória e que não exponha a empresa, mas acima de tudo, as pessoas envolvidas, trazendo transparência ao processo.
“Por fim, é importante frequentemente recordar os colaboradores, por meio de campanhas de comunicação, que o formulário de conflito de interesses deve ser atualizado anualmente ou sempre que haja a necessidade, com isto, incentivando a boa autogestão desta governança, pelo próprio colaborador”, finaliza Alessandro.